"Workist verschafft uns einen Vorsprung für zukünftiges Wachstum. Durch die Einführung konnten wir erhebliche Zeiteinsparungen und Effizienzgewinne erzielen."
Phillip König
Phillip König
Head of Business Process Optimization
96%
Erkennungsrate für Dokumentendaten
70%
Vollautomatisierung
82%
Zeitersparnis
00%
Metric name
Einleitung
Zentis ist ein deutscher Lebensmittelproduzent, der insbesondere für seine Konfitüren und Süßwaren sowie seine Fruchtzubereitungen für die weiterverarbeitende Industrie bekannt ist. Heute ist das Aachener Traditionsunternehmen international erfolgreich tätig und verarbeitet jeden Monat eine Vielzahl an Bestelldokumenten. Da ein großer Teil der Aufträge noch manuell erfasst werden musste, suchte man nach einer schnelleren, kosteneffizienten Alternative. Phillip König, Head of Business Process Optimization bei Zentis, setzt daher bereits seit 2021 auf Workist.
Die Herausforderung
"Vor Workist mussten wir einen großen Teil der Bestellungen händisch erfassen, was sehr zeitaufwändig war. Durch die freigewordenen Kapazitäten können wir uns jetzt wieder verstärkt auf Wachstum und Kundenservice konzentrieren." - Phillip König, Head of Business Process Optimization
Das händische Abtippen von Bestelldaten stellt gerade bei großen Produzenten einen enormen Kostentreiber dar. So mussten auch bei Zentis immer wieder hunderte Bestellungen manuell ausgelesen und händisch ins ERP-System übertragen werden. Eine repetitive Aufgabe ohne wirklichen Mehrwert.
Neben der zeitaufwändigen Erfassung von Aufträgen war außerdem die manuelle Umrechnung von Einheiten ein Problem. Wenn ein Kunde beispielsweise 1500 kg eines Produktes bestellt hat, musste diese Menge in SAP zunächst in Container-Einheiten umgerechnet werden.
Gibt eine große Handelskette eine Bestellung auf, kommt es zudem vor, dass die Lieferadressen aller Filialen in einer Bestellung zusammengefasst werden. Somit liegt nur ein einzelnes Bestelldokument vor, allerdings muss im ERP-System eine Vielzahl an Aufträgen angelegt werden. Diese zusätzlichen Schritte sind zwar in der Lebensmittelbranche durchaus üblich, bedeuteten aber eine weitere Mehrbelastung der zuständigen Teams.
Die Lösung
Erstmals wurde Zentis 2021 durch die Empfehlung eines bestehenden Kunden auf Workist aufmerksam. Entscheidend für die Umsetzung war vor allem der ganzheitliche Lösungsansatz. Denn im Gegensatz zu herkömmlichen Lösungen bietet Workist Zentis eine End-to-End Auftragsautomatisierung - vom Eingang im E-Mail-Postfach bis hin zur Auftragsanlage im ERP-System. Da die KI-Software ohne vorheriges Training eingesetzt werden kann, profitierte Zentis bereits vom ersten Tag an von der Automatisierung. Schon unmittelbar nach der Einführung wurden ca. 50% aller eingehenden Aufträge vollautomatisiert in SAP angelegt, was für Zentis eine Zeitersparnis von 70% bedeutete.
"Workist gibt uns die Freiheit, Aufgaben zu priorisieren, die für den Unternehmenserfolg wirklich relevant sind. Ein großer Vorteil dabei ist, dass der Bestellprozess sich für Kunden nicht verändert hat. Auch die Implementierung war erstaunlich unkompliziert!"
Kontinuierliche Verbesserung
Workist hat dann eng mit den Hauptnutzern bei Zentis zusammengearbeitet und die automatisierte Umrechnung von Einheiten und das Auslesen von multiplen Lieferadressen umgesetzt. “Die KI lernt stetig dazu und inzwischen müssen wir über 70% der Aufträge gar nicht mehr anrühren. Bei den verbleibenden Dokumenten müssen meist nur kurz einzelne Datenfelder überprüft werden, der Aufwand ist jetzt minimal!”
Geschäftliche Auswirkungen
Workist ermöglicht es Zentis, einen Großteil der notwendigen Arbeitszeit zur Erfassung von Aufträgen einzusparen. Das setzt wertvolle Ressourcen frei, die wiederum für wertsteigernde Aufgaben verwendet werden können. Durch den Stammdatenabgleich der KI-Software wird außerdem sichergestellt, dass die Auftragsdaten fehlerfrei übertragen werden. Aufgrund der Erfolge mit Workist soll die Lösung in Zukunft auch am Produktionsstandort in den USA zum Einsatz kommen.
Zukünftiges Geschäft
"Zurzeit befinden wir uns im engen Austausch mit Workist bezüglich einer Expansion des Projektes. Nachdem wir die Lösung nun schon seit 2021 erfolgreich im Einsatz haben, soll bald auch unser Standort in den USA von der automatisierten Auftragserfassung profitieren." - Phillip König, Head of Business Process Optimization
Über Zentis
Als technologieorientiertes, global agierendes Unternehmen ist Zentis spezialisiert auf die Verarbeitung und Veredelung von Früchten und anderen natürlichen Rohstoffen. Zentis ist vor allem für seine leckeren Fruchtzubereitungen, Qualitätskonfitüren und Süßwaren bekannt. Zentis hat seinen Hauptsitz in Aachen, ist in über 50 Ländern aktiv und hat sechs Produktionsstandorte in Deutschland, Polen, Ungarn und den USA. Weltweit beschäftigt Zentis ca. 2000 Mitarbeiter, die das Wachstum der Kunden auf verschiedenen Kontinenten vorantreiben.
Branche
Lebensmittel
Use case
Auftragserfassung
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