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Seit über 70 Jahren sorgt Wero (www.wero.de) als Hersteller und Händler dafür, dass Unternehmen aller Branchen optimal in den Bereichen Erste Hilfe, Arbeitsschutz und Hautschutz ausgestattet sind. Um den eigenen hohen Anspruch an Schnelligkeit und erstklassigen Kundenservice zu erfüllen, sind effiziente Prozesse im Hintergrund unabdingbar. Bereits seit mehreren Jahren war Wero deshalb auf der Suche nach einer Lösung für die zeitintensive, manuelle Erfassung eingehender Aufträge im ERP-System – und mit Workist hat man schließlich die optimale Lösung gefunden.
Wero erhält täglich zahlreiche Kundenbestellungen, dessen Erfassung immer wieder mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden war. Der Anspruch war klar definiert: Eingehende Bestellungen sollten tagesaktuell bearbeitet und noch am selben Tag versendet werden. Die dafür notwendigen manuellen Eingaben erwiesen sich allerdings als zeitintensiv und banden wertvolle Ressourcen im Verkaufsinnendienst. Denn eingehende Bestellungen mussten bisher vom Erfasser aufgerufen, händisch in das ERP-System eingegeben und dann für den Logistikbereich freigegeben werden.
Ioannis Fixis, Leiter Verkaufsinnendienst bei Wero, erinnert sich:
„Unser Anspruch ist es, dass wir die eingehenden Kundenbestellungen tagesaktuell bearbeiten und auch am gleichen Tag zum Versand bringen. Das haben wir bisher so gemacht, dass eingehende Bestellungen händisch erfasst wurden.“
Mehrere Jahre lang suchte Wero vergeblich nach einer geeigneten Automatisierungslösung, um die Auftragserfassung effizienter zu gestalten.
"Wir messen kontinuierlich den Erfolg, den wir mit Workist haben. Aktuell sparen wir uns 75 Prozent der Arbeitszeit bei den assistierten Aufträgen. Das entspricht bei ca. 6.000 Dokumenten im dritten Quartal einer Ersparnis von 43 Arbeitstagen."
Leiter Verkaufsinnendienst
Mit Workist fand Wero schließlich eine innovative, KI-basierte Lösung, die sich deutlich von bisherigen Anbietern unterschied.
„Wir haben uns für Workist entschieden, weil es der einzige Anbieter war, welcher kundenindividuelle Aufträge verarbeitet. Alle anderen Anbieter, die wir finden konnten, haben sich auf rein PDF-Dateien und digital auslesbare Dateien spezialisiert.“
erklärt Olga Streich aus der Kundenbetreuung Verkaufsabteilung.
Die KI-gesteuerte Software von Workist erkennt unterschiedliche Formate von Kundenbestellungen automatisch, liest die relevanten Daten aus und überträgt sie nahtlos in das ERP-System von Wero. Trotz anfänglicher Skepsis überzeugte die hohe Trefferquote und schnelle Weiterentwicklung der KI-Lösung schnell. Gerade die hohe Komplexität der Kundenstruktur mit zahlreichen Liefer- und Rechnungsanschriften stellte eine Herausforderung dar.
Olga Streich beschreibt die Anfänge der Einführung weiter:
„Ich war am Anfang ein bisschen skeptisch, aber nicht wegen Workist, sondern aufgrund unserer komplexen Kundenstruktur mit vielen Liefer- und Rechnungsanschriften. Dann habe ich aber festgestellt, dass die KI sich sehr schnell weiterentwickelt und sehr hohe Trefferquoten erreicht.“
Inzwischen ist Workist fester Bestandteil der Auftragserfassung bei Wero. Die Automatisierung hat nicht nur den manuellen Aufwand drastisch reduziert, sondern auch beeindruckende Effizienzgewinne ermöglicht.
„Wir messen kontinuierlich den Erfolg, den wir mit Workist haben. Aktuell sparen wir uns 75 Prozent der Arbeitszeit bei den assistierten Aufträgen. Das entspricht bei ca. 6.000 Dokumenten im dritten Quartal einer Ersparnis von 43 Arbeitstagen.“
hebt Ioannis Fixis hervor.
Auch der Arbeitsalltag der Mitarbeitenden im Team wurde deutlich einfacher. Andrea Strut aus der Auftragserfassung berichtet:
„Die Handhabung von Workist ist schnell. Ich übertrage die Daten ganz schnell auf das Dokument, was Workist dann quasi erfasst. Und somit bin ich viel schneller mit dem Abschluss des Auftrags.“
Die freigewordene Zeit ermöglicht es Wero nun, Aufträge erheblich schneller abzuschließen und den Fokus auf die wesentlichen Aufgaben im Alltag zu richten.
Seit über 70 Jahren ist Wero als Hersteller und Händler in den Bereichen Erste Hilfe, Hautschutz und Arbeitsschutz tätig. Das Unternehmen unterstützt Kunden aller Branchen mit hochwertigen Produkten und umfassender Beratung. Mit 260 Mitarbeitern – darunter 120 Außendienstmitarbeiter – ist Wero deutschlandweit aktiv und über Kooperationspartner auch international vertreten. Unter dem Motto „Best in Work.Life.Safety.“ setzt Wero auf Qualität, persönliche Betreuung und innovative Lösungen, um Unternehmen optimal bei der Umsetzung von Arbeitsschutzmaßnahmen zu unterstützen.
Arbeitsschutz & Erste Hilfe
Auftragserfassung
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