Vergleich von Workist und Rossum für die automatisierte Auftragserfassung

Über 250 Marktführer vertrauen Workist

Kurz gesagt: Workist oder Rossum?

Rossum (Rossum AI) ist eine Plattform für intelligente Dokumentenverarbeitung, die häufig in der Kreditorenbuchhaltung eingesetzt wird, und gehört seit Mai 2026 zu Coupa. Workist ist auf die Auftragserfassung im Vertriebsinnendienst spezialisiert. Das sind die Vorteile von Workist:
Aufträge statt Rechnungen

Workist ist für Aufträge, Anfragen und Leistungsverzeichnisse von Herstellern und Großhändlern gebaut, vom Posteingang bis ins ERP.

Auch Telefonbestellungen

Der Phone Agent nimmt telefonische Bestellungen entgegen und überträgt sie ins ERP. Rossum nennt Telefon nicht als Eingangskanal.

Im Schnitt in 30 Tagen live

Workist ist im Schnitt nach 30 Tagen live. Rossum nennt im Schnitt vier Monate pro Anwendungsfall.

Wann Rossum passt

Rossum ist naheliegend, wenn Ihr Schwerpunkt auf der Kreditorenbuchhaltung liegt und Sie Coupa, SAP S/4HANA oder Workday einsetzen.

Workist vs. Rossum im Überblick

Workist automatisiert Aufträge im Vertriebsinnendienst, Rossum wird häufig in der Kreditorenbuchhaltung eingesetzt. Workist ist im Schnitt nach 30 Tagen live statt nach vier Monaten, nimmt auch Telefonbestellungen an und bindet über 40 ERP-Systeme an. Gemeinsam haben beide das Hosting in Frankfurt und SOC 2 Type II.

Workist vs. Rossum: alle Kriterien im Detail (Stand: Oktober 2026, Angaben zu Rossum laut rossum.ai, Bewertungen laut OMR Reviews und G2 am 01.10.2026)
Kriterium workist Rossum
Fokus Vertriebsinnendienst von Herstellern und Großhändlern in DACH und USA Dokumentenverarbeitung für große Unternehmen, Einstieg häufig über die Kreditorenbuchhaltung; seit Mai 2026 Teil von Coupa
Eingangskanäle E-Mail, PDF, Fax, Excel, Telefon (Phone Agent) E-Mail, Scanner, PEPPOL, Portale, SFTP/API, EDI
Ansatz KI-Agent vom Posteingang bis ins ERP, Human-in-the-Loop Eigenes Transaktions-LLM (Aurora), ohne Templates; bei geringer Konfidenz prüft ein Mensch
Validierung Abgleich mit ERP-Stammdaten (Kunden, Artikel, Konditionen), in allen Paketen Abgleich mit Stammdaten und Geschäftsregeln; Stammdatenabgleich erst ab dem Business-Paket
ERP-Systeme 40+ Integrationen, u. a. SAP, Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite und Sage. Weitere ERP-Systeme über die Workist REST-API integrierbar. 10 Integrationen, u. a. SAP, Coupa, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics AX und Workday.
Implementierung 30 Tage im Durchschnitt 4 Monate im Durchschnitt
Hosting und Compliance EU (Frankfurt), SOC 2 Type II, DSGVO-konform, AVV AWS Frankfurt (Standard für Neukunden), ISO/IEC 27001:2022, ISO/IEC 42001:2023, SOC 2 Type II (Prüfzeitraum bis Juni 2025), DSGVO
Preismodell Auf Anfrage · Pakete Core, Professional und Enterprise, gestaffelt nach Dokumentvolumen, Usern und Teams Ab 18.000 USD pro Jahr · Pakete Starter, Business, Enterprise und Ultimate, mindestens 12 Monate
Reviews 4,8 von 5 (OMR Reviews) 4,5 von 5 (G2)

Wann ist Workist die bessere Rossum-Alternative für Sie?

Workist passt besser für Hersteller und Großhändler, die den Auftragseingang im Vertriebsinnendienst automatisieren und Bestellungen aus E-Mail, PDF und Telefon schnell und ohne Abtippen ins ERP bringen wollen.
Vertriebsinnendienst

Ihr Schwerpunkt sind Aufträge, nicht Rechnungen

Workist ist auf die Prozesse im Vertriebsinnendienst spezialisiert: Aufträge, Anfragen und Leistungsverzeichnisse. Der Inbox Agent liest eingehende E-Mails, erkennt das Anliegen und bereitet Antwortentwürfe vor.

Workist erkennt eingehende Bestell- und Preisanfragen und erstellt einen Antwortentwurf.
Der Workist Phone Agent erkennt telefonische Bestellungen und legt den Auftrag im ERP-System an.
Telefon

Bestellungen kommen auch per Telefon

Der Phone Agent nimmt telefonische Bestellungen von Kunden und Außendienst entgegen, auch außerhalb der Geschäftszeiten, und überträgt sie ins ERP.

ERP-Integration

Sie arbeiten mit SAP, Microsoft Dynamics, Infor oder Sage

Workist ist an die ERP-Systeme angebunden, die im deutschen Mittelstand verbreitet sind, über native API, Dateischnittstelle oder Middleware wie Lobster oder Seeburger.

Workist verbindet die Auftragserfassung mit ERP-Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics, Infor und Sage.
Workist extrahiert und validiert Bestelldaten und überträgt geprüfte Aufträge in das ERP-System.
Go-live

Sie wollen schnell live gehen

Workist ist im Schnitt nach 30 Tagen live, mit den Standard-ERP-Konnektoren oft schneller. Unklare Fälle gehen zur Freigabe an Ihr Team, gebucht wird nur, was geprüft ist.

Wann passt Rossum besser?

Rossum passt besser, wenn Ihr Schwerpunkt auf der Kreditorenbuchhaltung liegt, also auf Eingangsrechnungen, Bestellabgleich und E-Invoicing. Seit der Übernahme durch Coupa ist Rossum eng mit Coupa verbunden und bietet zertifizierte Integrationen mit Coupa und SAP (SAP S/4HANA Cloud). Für internationale Konzerne mit vielen Dokumenttypen kann Rossum eine gute Wahl sein. Steht die Auftragserfassung im Vertriebsinnendienst im Mittelpunkt, inklusive Telefonbestellungen, ist Workist die naheliegendere Wahl.

Was unterscheidet Workist von Rossum?

Workist unterscheidet sich von Rossum vor allem in drei Punkten: Workist ist auf Aufträge im Vertriebsinnendienst spezialisiert, nimmt mit dem Phone Agent auch telefonische Bestellungen an und ist im Schnitt nach 30 Tagen live, während Rossum im Schnitt vier Monate pro Anwendungsfall nennt.
Ø 30 Tage
bis zum Go-live
96 %
weniger Zeitaufwand pro Auftrag
15 Mio.+
verarbeitete Transaktionen

Wie verarbeitet Workist eine Bestellung?

Vom Eingang bis zum fertigen Auftrag im ERP – mit Prüfung durch Ihr Team.

1

Bestellung geht ein

Bestellungen kommen per E-Mail, PDF oder Telefon bei Workist an, egal in welchem Format.

2

Die KI liest die Daten aus

Workist erkennt Kunde, Positionen, Mengen, Preise und Liefertermine, auch bei neuen Dokumentlayouts.

3

Abgleich mit Ihren Stammdaten

Workist gleicht jede Position mit Ihren Kunden- und Artikelstammdaten im ERP ab und fängt Fehler ab.

4

Freigabe durch Ihr Team

Unklare Fälle gehen zur Prüfung an Ihr Team. Gebucht wird nur, was geprüft ist.

5

Auftrag landet im ERP

Der geprüfte Auftrag wird automatisch in Ihrem ERP angelegt – ohne Abtippen.

Welche Ergebnisse erzielen Workist-Kunden?

So profitieren unsere Kunden, die Workist für die automatisierte Dokumentenverarbeitung im Großhandel nutzen
50.000€ kalkuliertes Einsparpotenzial
Wie fetra mit der agentischen KI-Plattform von Workist ein kalkuliertes Einsparpotenzial von über 50.000€ pro Jahr erreicht

fetra Fechtel Transportgeräte überträgt eingehende Bestellungen mit dem Workist KI-Agenten vollautomatisch ins ERP-System Microsoft Dynamics Navision und kommt so ohne Neueinstellung im Vertriebsinnendienst aus, bei einem kalkulierten Einsparpotenzial von über 50.000€ pro Jahr.

Transportgeräte & Lagertechnik
Microsoft Dynamics Navision
>50% automatisiert
KI-Agenten in der Baubranche: Wie ACO den Vertriebsinnendienst mit Workist fit für die Zukunft aufgestellt hat

Bei ACO verarbeiten rund 90 Mitarbeitende im Customer Sales Service jedes Jahr tausende Aufträge und Angebote. Mit Workist automatisiert ACO die Auftragserfassung und die Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen

Bau
SAP
Über 80% Zeitersparnis
Primavera erzielt mit dem Workist Order Agent über 80% Zeitersparnis in der Auftragserfassung

Der Naturkosmetik-Hersteller Primavera setzt den Workist Order Agent ein, um eingehende Bestellungen vollautomatisch vom E-Mail-Postfach ins Sage-100 ERP-System zu übertragen. Bereits nach wenigen Monaten verarbeitet das System über die Hälfte aller Aufträge fehlerfrei automatisch

Gesundheit & Kosmetik
Sage 100
80% Zeitersparnis
80% Zeitersparnis in nur 3 Monaten - Microbiologics erzielt schnellen ROI mit Workist

Vom manuellen Engpass zum Team, das „süchtig“ nach dem neuen digitalen Kollegen ist: Wie Microbiologics in kürzester Zeit enormen Mehrwert schuf und den Workist AI Agent zum unverzichtbaren Teil des Arbeitsalltags machte.

Biotechnologie
NetSuite
96% Zeitersparnis
96% Zeitersparnis – Wie EVG mit dem Workist Agent die Auftragserfassung neu gedacht hat

Tausende Aufträge, 4,5 Minuten Bearbeitungszeit pro Auftrag – besonders bei Auftragsspitzen war das ein echter Kraftakt für den Vertrieb. Mit dem Workist Agent braucht EVG heute im Schnitt nur noch 16 Sekunden – 96 % weniger Zeit.

Elektronik
Custom
43 Tage Zeitersparnis pro Quartal
43 Tage gespart - So beschleunigt Wero seine Auftragserfassung mit Workist

Nach jahrelanger Suche hat Wero mit Workist endlich die passende Lösung gefunden – und spart jetzt bei 6.000 Dokumenten pro Quartal ganze 43 Arbeitstage in der Auftragserfassung.

Arbeitsschutz & Erste Hilfe
ABAS
3,5 min Zeitersparnis / Dok.
Wie BACHL mit Workist 3,5 Minuten pro Auftrag spart

Früher musste der Innendienst bei Bachl Auftragsdaten aufwendig manuell erfassen. Mit Workist konnten nicht nur Fehler reduziert, sondern auch 3,5 Minuten pro Auftrag eingespart werden – und so wertvolle Zeit für die Kundenbetreuung gewonnen werden.

Baustoffe
proALPHA
2,9 min Zeitersparnis / Dok.
CiS: Mit Workist auf dem Weg zum schnellsten Kabelkonfektionär

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Elektronik
proALPHA
61 Tage Zeitersparnis pro Quartal
RUKO: 87% Zeitersparnis dank innovativer Auftragserfassung

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Werkzeug
Microsoft Dynamics Navision
45 Ø Bestellpositionen / Dok.
Wie TRIXIE die Auftragserfassung bei über 8.500 Fachhandelskunden meistert

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Heimtierbedarf
Microsoft Dynamics NAV
82% Zeitersparnis
Warum Zentis zur Auftragsbewältigung auf Workist setzt

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Lebensmittel
SAP
30 Tage Zeiteinsparung pro Quartal
Brennenstuhl: Warum die Marke des Jahrhunderts auf Workist setzt

Entdecken Sie, wie die Marke des Jahrhunderts Brennenstuhl mit der KI-Software von Workist ihre Auftragserfassung revolutionierte, einen Auftragsrückstand von 300 Dokumenten auflöste und ihr Vertriebsteam in die Lage versetzte, sich auf strategische Wachstumsinitiativen zu konzentrieren.

Elektronik
SAP
92% Zeitersparnis
Automatisierung der Auftragserfassung bei APD

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Schläuche
Business Central

Wie läuft der Wechsel zu Workist ab?

Der Wechsel zu Workist läuft in vier Phasen ab und dauert im Schnitt 30 Tage.

▦

Kickoff und Stammdaten

Ziele, Dokumenttypen und Ansprechpartner festlegen. Workist liest Kunden- und Artikelstamm aus Ihrem ERP.

⚙

Konfiguration

Belegtypen, Felder und Regeln werden auf Ihre Prozesse eingerichtet.

△

Test mit Ihren Bestellungen

End-to-End-Test mit Ihren echten Bestellungen, bevor etwas live geht.

✦

Go-live

Workist übernimmt die Auftragserfassung, finale Anpassungen im laufenden Betrieb.

Häufige Fragen zu Workist und Rossum

Die wichtigsten Antworten für Ihre Entscheidung.

Welche Alternativen gibt es zu Rossum?⌃

Das hängt vom Anwendungsfall ab. Für die Auftragserfassung im Vertriebsinnendienst ist Workist eine spezialisierte Alternative zu Rossum, ebenso wie Conexiom. Workist bringt Bestellungen von Herstellern und Großhändlern vom Posteingang bis ins ERP.

Was ist der Unterschied zwischen Workist und Rossum?⌃

Workist ist auf den Vertriebsinnendienst spezialisiert und bringt Bestellungen aus E-Mail, PDF und Telefon mit Human-in-the-Loop Ansatz in Ihr ERP-System. Rossum ist eine Plattform für intelligente Dokumentenverarbeitung, die häufig in der Kreditorenbuchhaltung großer Unternehmen eingesetzt wird und seit Mai 2026 zu Coupa gehört.

Welche ERP-Systeme unterstützt Workist?⌄

Workist unterstützt alle gängigen ERP-Systeme von SAP über Microsoft bis hin zu Sage und Odoo. Eine Anbindung kann über die Workist Standard-ERP-Konnektoren oder die Workist REST-API erfolgen. Auch eine Anbindung über bestehende Middleware ist möglich.

Was kostet Rossum im Vergleich zu Workist?⌄

Rossum startet laut eigener Preisseite ab 18.000 USD pro Jahr im Starter-Paket. Ein Angebot von Workist gibt es auf Anfrage. Workist bietet drei Pakete: Core (Aufträge, 10.000 Dokumente pro Jahr, 3 User, 1 Team), Professional (Anfragen und Aufträge, 20.000 Dokumente pro Jahr, 5 User, 3 Teams) und Enterprise (individuell konfigurierbar), jeweils mit 12 Monaten Mindestlaufzeit. Alle Details finden Sie auf der Workist-Preisseite oder in einem persönlichen Termin mit dem Workist-Team.

Wie lange dauert die Implementierung von Workist?⌄

In der Regel ist Workist nach rund 30 Tagen live. Nutzen Sie einen der Standard-ERP-Konnektoren, geht es oft schneller.

Ist Workist DSGVO-konform?⌄

Ja. Ihre Daten liegen in der EU, in Frankfurt. Workist ist SOC 2 Type II zertifiziert und arbeitet DSGVO-konform, ein Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor.

Testen Sie Workist mit Ihren eigenen Bestellungen

Sehen Sie in einer Demo, wie Workist Ihre echten Bestellungen liest, prüft und ins ERP überträgt.
Q2 2025 OMR Top Rated Badge for Workist in the Category Intelligent Document ProcessingQ1 2025 OMR Leader Badge for Workist in the Category Intelligent Document ProcessingQ2 2025 OMR Leader Badge for Workist in the Category Intelligent Document Processing
OMR Reviews • 4,8 ★