40h/ Woche mehr Zeit
für Kunden & Skalieren

Wie Contorion mit Workist die Auftragsbestätigungsprüfung automatisiert hat
und inzwischen von einer Automatisierungsrate von über 80% profitiert

28. März 2021

1. Contorion x Workist – Kurze Zusammenfassung

Contorion ist ein digitaler Fachhändler für professionelles Werkzeug und Industriebedarf.
Gerade in der E-Commerce-Branche ist eine schnelle und kundenfreundliche Auftragsabwicklung entscheidend für den Unternehmenserfolg.
Seit 2020 arbeitet Contorion eng mit Workist zusammen, um Prozesse im Bereich der Auftragsbestätigungsprüfung zu automatisieren. Mit dem Einsatz der KI-Software von Workist konnte Contorion Prozesskosten senken und gleichzeitig die Verarbeitungsgeschwindigkeit und -genauigkeit verbessern. Durch die Automatisierung konnten Personalressourcen freigesetzt werden, die sich nun aktiv um Kunden- und Lieferantenbeziehungen kümmern können und damit entscheidend zum weiteren Wachstum des Unternehmens beitragen.


2. Über Contorion

Contorion ist ein innovativer und schnell wachsender Online-Shop für Handwerker. Das Produktportfolio deckt von Profi-Werkzeug über Verbrauchsmaterial bis hin zur Betriebsausstattung alle Bedürfnisse des Handwerks ab. Als “smarter Shop für Handwerker” verspricht Contorion seinen Einkäufern nicht nur ein breites Sortiment, beste Qualität und persönliche Beratung, sondern in erster Linie einen einfachen Einkauf. Die Einhaltung des Versprechens eines schnellen und unkomplizierten Einkaufs erfordern von Contorion ein hohes Maß an operativer Prozessexzellenz.


3. Manuelle Auftragsbestätigungsprüfung – Vor Workist

Contorion-Kunden können aus einem Online-Sortiment mit mehr als 30.000 verschiedenen Artikeln, wählen. Die Produkte bezieht Contorion nahezu täglich bei mehr als 180 verschiedenen Lieferanten. Für jede Bestellung erhält Contorion von seinen Lieferanten eine Auftragsbestätigung, die bis zu 300 Positionen umfassen und sich im Extremfall auf 70 bis 80 Seiten verteilen kann. Täglich kommen so schnell an die 1.000 Dokumente zusammen.
Die Daten der einzelnen Auftragsbestätigungen müssen mit dem ausgehenden Aufträgen von Contorion abgeglichen werden – und das manuell: „Sie müssen Zeile für Zeile kontrolliert werden. Es ist eine sehr stupide, aber extrem wichtige Aufgabe, weil die Preise oder das Liefer­datum abweichen können“, verdeutlicht Stefan Underwood, Logistikleiter und Digitalisierungsbeauftragter des Unternehmens.


4. Automatisierte Auftragsbestätigungsprüfung – Mit Workist

Das monotone Abgleichen der Daten aus der Auftragsbestätigungen überlässt der Online-Fachhändler seit letztem Jahr der künstlichen Intelligenz “WorKI” von Workist.

“Wir haben mit der KI-Lösung von Workist die Verarbeitung von Auftragsbestätigungen komplett automatisiert. Das spart uns nicht nur jede Menge Ressourcen, sondern hilft uns auch dabei unser Geschäft weiter zu skalieren.“
~ Stefan Underwood, Head of Logistics bei Contorion


5. Der Weg zur Automatisierung mit Workist

Automatisierungsrate von über 90% in 2 Monaten

Auftragsbestätigungen weichen oftmals in Struktur und Format grundlegend voneinander ab, Inhalte sind verschieden und die Platzierung der Daten ist von Lieferant zu Lieferant unterschiedlich. Traditionelle Technologien wie vordefinierte Schablonen oder Layout-spezifische Datenextraktionen kommen dabei schnell an ihre Grenzen und sind aufwendig in der Handhabung. Die innovative KI-Software von Workist nutzt dagegen Algorithmen für ein intelligentes Dokumenten-Verständnis, das ohne Vorab-Training auskommt und im laufenden Betrieb im Hintergrund ohne zusätzlichen Aufwand immer weiter dazulernt.
Innerhalb weniger Wochen konnte so eine Automatisierungsrate von über 90% erreicht werden. Diesen schnellen Erfolg hebt auch Stefan Underwood positiv hervor: „Das Tool von Workist zeichnet sich dadurch aus, dass es unabhängig vom Format des Dokuments sehr schnell zu sehr guten Ergebnissen kommt.“

„WorKI“ als fleißige Lernerin und etabliertes Mitglied des Contorion-Vertriebsteams

Inzwischen arbeiten 13 Mitarbeitende von Contorion mit WorKI – der künstlichen Intelligenz von Workist – zusammen. Falls WorKI bei der Datenextrahierung unsicher ist, wird ein:e Sachbearbeiter:in gebeten das entsprechende Datenfeld zu prüfen und dieses falls nötig nachzubessern. Mit der Zeit lernt WorKI so auch intuitiv den Umgang mit Sonderfällen und kann die Mitarbeiterinnen so immer umfangreicher unterstützen.

“Mit der hervorragenden Betreuung und der Flexibilität von Workist sind wir sehr zufrieden.“
~ Stefan Underwood, Head of Logistics bei Contorion